～ことになっている — That's the rule, that's the arrangement: ～ことになっている | JLPT N3 grammar

Meaning

Reports a rule, routine or arrangement already in force: 'you're supposed to', 'the rule is', 'it's been arranged that…'. The decision wasn't made by the speaker just now — it was set earlier by an organization, the law, the family or the people who agreed on it.

Formation

Vる + ことになっている: 帰る → 帰ることになっている
Vない + ことになっている: 撮らない → 撮らないことになっている
Polite: ことになっています; in business speech ことになっております: 返品できない → 返品できないことになっております
Past: ことになっていた, 'was supposed to, had been arranged' (often '…but it didn't happen'): 届く → 届くことになっていた
Negating the rule: ことにはなっていない, 'that's not the rule, there's no such arrangement': 使える → 使えることにはなっていない

When to use it

Where to use it: Rules and routines (館内では写真を撮らないことになっています), arrangements and agreed plans (明日は十時に会うことになっている), explanations to customers (セール品は返品できないことになっております).
Where not to use it: Grammar: to announce a decision or change itself use ことになった; for your own habit use ことにしている; for an inference 'should be' use はずだ. Style: for a plan you've just chosen yourself, ことになっている sounds odd — it points to an outside rule or agreement.

Examples

20 sentences

館内かんないでは、写真しゃしんを撮らないとらないことになっています。
Photography isn't allowed inside the building.
毎週まいしゅう月曜げつようの朝あさは、会議かいぎをすることになっている。
We're supposed to hold a meeting every Monday morning.
明日あしたは田中たなかさんと十時じゅうじに会うあうことになっている。
I'm supposed to meet Mr. Tanaka at ten tomorrow.
授業中じゅぎょうちゅうは、スマホを使わないつかわないことになっている。
You're not supposed to use your smartphone during class.
荷物にもつは昨日きのう届くとどくことになっていたのに、まだ来ないこない。
The package was supposed to arrive yesterday, but it still hasn't come.
会社かいしゃの飲み会のみかいって、参加するさんかすることになっているんですか？
Are we expected to go to the company drinking parties?
夕食ゆうしょくの後片付けあとかたづけは、父ちちがすることになっている。
In our family, Dad is the one who's supposed to clean up after dinner.
当店とうてんでは、セール品ひんは返品へんぴんできないことになっております。
At our store, sale items cannot be returned.

12 more examples

寮りょうでは、夜よる十一時じゅういちじまでに帰るかえることになっている。
In the dorm, you're supposed to be back by 11 p.m.
手術しゅじゅつの前日ぜんじつは、何もなにも食べないたべないことになっています。
You're not supposed to eat anything the day before surgery.
当番とうばんが教室きょうしつの鍵かぎを閉めるしめることになっている。
The student on duty is supposed to lock the classroom.
この公園こうえんには、犬いぬを連れてつれて入れないはいれないことになっています。
Dogs are not allowed in this park.
チェックインは、午後ごご三時さんじからできることになっております。
Check-in is available from 3 p.m.
本当ほんとうは、私わたしが司会しかいをすることになっていた。
Actually, I was supposed to be the MC.
土曜日どようびは、出勤しゅっきんすることにはなっていません。
We're not required to come in to work on Saturdays.
遅刻するちこくする時ときは、上司じょうしに電話でんわすることになっていますか？
Are we supposed to call our boss when we're going to be late?
週末しゅうまつは、息子むすこを実家じっかに預けるあずけることになっている。
We've arranged to leave our son at my parents' place for the weekend.
この国くにの選挙せんきょは、日曜日にちようびに行うおこなうことになっている。
In this country, elections are held on Sundays.
燃えるもえるゴミは、火曜かようの朝あさに出すだすことになっています。
Burnable garbage is supposed to be put out on Tuesday mornings.
うちでは、九時くじ以降いこうゲームをしないことになっている。
In our house, the rule is no video games after nine.

Important notes

～ことになっていた often means 'it was supposed to…, but…': 荷物は昨日届くことになっていたのに、まだ来ない.
A prohibition phrased as ～ないことになっている sounds more neutral and softer than a direct ～てはいけない: the speaker isn't forbidding anything personally but citing a rule.

Common mistakes

✗ ここではたばこを吸うないことになっている → ✓ 吸わないことになっている — the ない-form is built on the あ-stem: 吸う → 吸わない.
✗ 教室では日本語だけ話すことがなっている → ✓ 話すことになっている — the particle is に; don't mix it up with ことがある / ことができる.
△ この図書館では飲食しないことになりました (meant 'that's the rule here') → 飲食しないことになっています — ことになりました announces a new decision, not a rule that has long been in force.

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Sentence 1: 寮りょうでは、夜よる十一時じゅういちじまでに帰るかえることになっている。 In the dorm, you're supposed to be back by 11 p.m.After discussing it together, it was decided that we would stay at a mountain inn during summer vacation.For my health, I make it a rule to go for a walk every morning.
Sentence 2: 土曜日どようびは、出勤しゅっきんすることにはなっていません。 We're not required to come in to work on Saturdays.Because of my father's job, we are going to move to America next year.I make it a rule never to speak badly of people behind their backs.
Sentence 3: うちでは、九時くじ以降いこうゲームをしないことになっている。 In our house, the rule is no video games after nine.I make it a rule not to drink on weekdays.It has been decided that Japanese class will start at nine from next week.